Heeft u een klacht?
Volg de procedure

Klachtenregeling Bureau Control

Voor u ligt de klachtenregeling van Bureau Control. Dit document is actief vanaf 1 januari 2018

De klachtenregeling is bedoeld voor:

De opdrachtgevers van Bureau Control;
De deelnemers aan trainingen, opleidingen en workshops, verzorgd door bureau Control;
De wettelijke vertegenwoordigers van minderjarige deelnemers, bedoeld onder 2;
Tussenpersonen en contactpersonen middels wiens bemiddeling een opleiding, training of workshop tot stand komt.

Doel

Doel van deze procedure is om langs een nauwgezette en afgewogen weg het incident of voorval te beoordelen en naar ieders tevredenheid af te wikkelen.

Begripsomschrijving

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. Bureau Control, de onderneming onder welke naam trainingen en workshops worden uitgevoerd;
b. Trainer/Docent, een aan Bureau Control verbonden persoon, welke in opdracht opleidingen, trainingen of workshops uitvoert of mede uitvoert;
c. Acteur, een aan Bureau Control verbonden persoon, die onder regie van de docent/trainer bijdraagt aan de praktijksimulaties waarmee deelnemers oefenen;
d. Deelnemers, personen die of op eigen initiatief dan wel in opdracht van hun werkgever of organisatie waaraan men verbonden is een opleiding, training of workshop bijwoont;
e. Een zelfstandige, een persoon die voor eigen rekening een opdracht aanvaardt van Bureau Control;
f. Personeel, een persoon die in loondienst is van Bureau Control
g. Klager: een (ex)deelnemer, een ouder/voogd/verzorger van een minderjarige (ex‑) deelnemer, (een lid van) het personeel, (een lid van) de directie, een zelfstandige, die een klacht heeft ingediend;
h. Klacht: klacht over gedragingen en beslissingen dan wel het nalaten van gedragingen en het niet nemen van beslissingen van de aangeklaagde;
i. Contactpersoon: HRM vertegenwoordiger bereikbaar onder: claudia@bureaucontrol.nl;
j. Vertrouwenspersoon: Indien noodzakelijk, de vertrouwenspersoon van de opdrachtgever;
k. Aangeklaagde: een persoon als bedoeld onder G, tegen wie een klacht is ingediend;
l. Klachtencommissie, het forum die de klacht ontvangt en behandelt, bestaande uit een voorzitter en een van de docenten met wie een arbeidsrelatie bestaat;
m. Vertrouwenspersoon, de persoon die een gelijksoortige functie vervult bij de opdrachtgever van Bureau Control.

Doelgroep

Als het aanleiding gevende situatie, gedrag, handelen en/of nalaten niet langs informele weg door de direct betrokken partijen bevredigend genoeg geregeld kan worden, heeft de ‘klager’ de mogelijkheid om een officiële klachtenprocedure te starten tegen de ‘verweerder’. De klachtenprocedure staat open voor alle deelnemers, opdrachtgevers en medewerkers van onze organisatie die menen zich te moeten beklagen over een situatie, welke direct gerelateerd is aan de inspanningen en werkzaamheden van en door Bureau Control.

Inhoud

De stappen van de klachtenprocedure zijn als volgt:

De klager dient een op schrift gestelde klacht in bij de contactpersoon van bureau Control (claudia@bureaucontrol.nl) en maakt hierin kenbaar een klachtenprocedure te willen opstarten;
De klacht moet binnen 3 maanden na het incident waarop de klacht betrekking heeft, worden ingediend om in behandeling te worden genomen, de klacht wordt vervolgens binnen 3 maanden afgehandeld;
De klacht is onrechtmatig, wanneer dit een reactie is op een disciplinaire actie of sanctie, eerder aan de betreffende persoon gericht;
Klachten kunnen van een individu uitgaan, maar kunnen ook collectief zijn;
De verantwoordelijke van Bureau Control behandelt de klacht en probeert deze zo eerlijk en spoedig als mogelijk op te lossen;
Als de klacht binnen drie dagen na ontvangst door de betreffende verantwoordelijke nog niet opgelost is, dient die schriftelijk met de reden vastgelegd te worden;
Als de klager na deze stap nog ontevreden is over de oplossing, wordt de procedure herhaald;
Redenen voor het niet bevredigend kunnen oplossen van de situatie worden schriftelijk vastgelegd;
Als de klacht in het geheel niet intern opgelost kan worden, is de klager vrij om de zaak via externe procedures en kanalen op te lossen;
HRM volgt in alle fasen het proces van klachtafhandeling en adviseert managers, klager en zijn of haar vertegenwoordigers over alle aspecten van een correcte afhandelingsprocedure.
Hangende het onderzoek kan de beschuldigde geschorst worden (werknemer), dan wel de samenwerking opgeschort en/of de toegang tot de vestigingen ontzegt;
Vertrouwelijkheid: niemand anders dan in de klachtenprocedure betrokken personen krijgen inhoudelijke informatie over de klacht en de behandeling daarvan, mondeling noch schriftelijk.

Beheerder

J.M. Dielen (annette@bureaucontrol.nl)

Datum vaststelling/bijstelling: 10 mei 2021

Datum evaluatie: 25 mei 2021